Gestionează corect proforma, factura și storno pentru comenzile din CS-Cart
Un client plasează o comandă în magazin, alege plata prin transfer bancar, primește o proformă, apoi renunță înainte de expediere. Într-un alt caz, o comandă este deja facturată și livrată, iar clientul returnează doar unul dintre produse. Deși ambele situații par simple în administrarea comenzilor, documentele necesare nu sunt aceleași. Diferența dintre factura proformă, factura fiscală și factura storno pentru comenzile online CS-Cart este esențială pentru un flux clar, trasabil și adaptat regulilor contabile aplicabile.
CS-Cart ajută la administrarea comenzilor, statusurilor și comunicării cu clientul, însă o comandă din platformă nu devine automat o factură fiscală. De aceea, statusul operațional, plata, livrarea, documentul emis și eventualul retur trebuie privite ca etape distincte. Pentru configurarea fluxurilor documentare și a automatizărilor asociate, merită analizate opțiunile din pagina Facturare & Documente, apoi validate împreună cu persoana responsabilă de contabilitate.
Proforma: document comercial înainte de plată sau procesare
Factura proformă este, de regulă, un document comercial informativ. Ea poate prezenta produsele, cantitățile, prețurile, transportul, TVA-ul afișat și totalul care urmează să fie plătit. Într-un magazin online, proforma este frecvent utilă pentru plata prin transfer bancar, pentru o ofertă confirmată sau atunci când magazinul solicită plata înainte de procesarea comenzii.
Important: proforma nu trebuie tratată ca un substitut permanent pentru factura fiscală. Emiterea ei nu înseamnă, prin ea însăși, că operațiunea a fost facturată ori că obligațiile contabile au fost îndeplinite. Ea nici nu este același lucru cu e-mailul de confirmare a comenzii sau cu ordinul de plată transmis de client.
În CS-Cart, un flux operațional poate arăta astfel: clientul plasează comanda, aceasta intră în așteptarea plății, iar magazinul transmite proforma sau instrucțiunile bancare. După verificarea plății, a datelor de facturare și a disponibilității produselor, magazinul urmează regula internă stabilită pentru emiterea facturii fiscale. Momentul concret trebuie aliniat cu tratamentul contabil și juridic aplicabil activității.
Factura fiscală documentează operațiunea facturată
Factura fiscală consemnează operațiunea economică în situația concretă și intră în circuitul contabil. Ea trebuie să conțină informațiile cerute pentru tranzacția respectivă, precum datele furnizorului și ale clientului, numărul și data documentului, produsele sau serviciile, cantitățile, prețurile, TVA-ul și totalurile, precum și alte elemente aplicabile.
În practică, magazinele pot avea reguli operaționale diferite: factura poate fi generată după confirmarea plății, în apropierea livrării sau în alt moment stabilit în procedura validată contabil. Nu este recomandat ca factura să fie emisă automat la fiecare schimbare de status fără o regulă documentată. De exemplu, statutul „procesată” poate descrie o etapă internă de pregătire, nu o concluzie fiscală.
De asemenea, PDF-ul disponibil clientului nu trebuie confundat automat cu transmiterea unei facturi prin sistemul RO e-Factura. Obligațiile diferă în funcție de beneficiar, natura operațiunii și reglementările în vigoare. Înainte de a automatiza emiterea sau transmiterea documentelor, verificați cerințele actuale ale autorităților și fluxul stabilit cu contabilul.
Factura storno corectează un document emis anterior
Factura storno este un document de corecție asociat unei facturi emise anterior. Poate ajusta integral sau parțial valorile facturate, de exemplu la un retur integral, un retur parțial, anularea unei vânzări deja facturate, un discount acordat ulterior ori corectarea unor poziții și valori. Procedura exactă depinde de natura situației și de regimul contabil aplicabil.
Trasabilitatea este cheia. Documentul de corecție trebuie să permită identificarea facturii inițiale și a pozițiilor sau sumelor ajustate. Simplul fapt că un administrator marchează comanda ca anulată în CS-Cart sau șterge un PDF dintr-un cont nu reprezintă automat o corecție contabilă validă.
Diferența este relevantă mai ales la anulare. Dacă o comandă neplătită și nefacturată este abandonată înainte de expediere, de regulă se actualizează statusul operațional; nu există o factură fiscală pentru care să fie necesar storno. Dacă fusese transmisă doar o proformă, aceasta poate fi marcată comercial ca neutilizată sau anulată, potrivit procedurii interne. În schimb, când factura fiscală există deja, orice retur ori ajustare trebuie analizată prin raportare la documentul inițial.
Proformă, factură fiscală și storno: comparație rapidă
| Document | Scop principal | Moment uzual | Legătura cu comanda CS-Cart | La anulare sau retur |
|---|---|---|---|---|
| Proformă | Informare comercială sau solicitare de plată | De regulă înainte de facturare și, frecvent, înainte de plată | Poate fi asociată unei comenzi aflate în așteptare | Nu înlocuiește corectarea unei facturi fiscale; poate fi anulată comercial dacă nu este utilizată |
| Factură fiscală | Documentarea operațiunii facturate | Conform fluxului contabil aplicabil | Se leagă de comandă pentru identificare și trasabilitate | Nu se tratează informal prin simpla ștergere a documentului |
| Factură storno | Corectarea totală sau parțială a unei facturi inițiale | După emiterea facturii care necesită ajustare | Trebuie să păstreze referința către factura și comanda inițială | Poate fi necesară pentru retururi, anulări după facturare sau corecții |
Un flux practic pentru comenzile online
- Înregistrează comanda și confirmă datele. La plasare, CS-Cart creează înregistrarea comenzii și comunicarea comercială cu clientul. Verifică produsele, datele de facturare, metoda de plată și livrarea.
- Separă plata de facturare. Pentru transfer bancar, poți transmite o proformă sau instrucțiuni de plată. Plata încasată, factura fiscală și livrarea sunt repere diferite, chiar dacă sunt gestionate în același flux de comandă.
- Emite factura conform regulii validate. Definește clar cine aprobă emiterea, ce date sunt obligatorii și cum se evită generarea duplicată atunci când există atât intervenție manuală, cât și integrare.
- Leagă documentele de identificatorii comenzii. Păstrează asocierea dintre ID-ul comenzii, plata relevantă, numărul documentului și, când este cazul, factura inițială corectată.
- Tratează separat returul și rambursarea. Rambursarea banilor către client nu este, prin ea însăși, anularea documentului fiscal. La retur, verifică documentul emis anterior și ajustarea necesară.
Scenarii care produc frecvent confuzii
Comandă anulată înainte de plată și facturare
Dacă nu există factură fiscală, actualizarea statusului comenzii poate fi acțiunea operațională principală. Nu se emite storno pentru o factură inexistentă. O proformă trimisă anterior nu transformă situația într-o factură fiscală; ea trebuie gestionată ca document comercial neutilizat, potrivit procedurii magazinului.
Comandă plătită, dar încă nefacturată
Aici trebuie analizate separat plata, posibilitatea rambursării și documentul fiscal ce trebuie emis sau ajustat, conform procedurii contabile. Evită concluzia automată că simpla schimbare a statusului în „anulată” rezolvă toate efectele documentare.
Retur integral după facturare și livrare
Identifică factura inițială, produsele returnate și suma de restituit. Situația poate necesita un document de corecție care să păstreze legătura cu factura inițială. Păstrează dovezile operaționale ale returului și ale rambursării în circuitul documentar aplicabil.
Retur parțial sau date greșite
La retur parțial, ajustarea trebuie să se refere doar la produsele, taxele ori eventualul transport care fac obiectul corecției. Dacă există o eroare de adresă, CUI, preț sau cantitate, nu modifica informal PDF-ul deja emis. Urmează procedura documentară potrivită erorii și validată de contabilitate.
Configurează statusurile fără a le transforma în reguli fiscale
Statusurile precum „în așteptarea plății”, „plătită”, „procesată”, „expediată”, „livrată”, „anulată” sau „returnată” sunt utile pentru echipa operațională. Totuși, ele nu trebuie mapate automat la o concluzie fiscală. Mai sigur este să stabilești pentru fiecare status ce acțiune comercială produce și ce verificare este necesară înainte de generarea unui document.
- Definește cine poate genera, aproba sau anula comercial documentele.
- Evită dublarea facturilor generate manual și prin integrare.
- Păstrează jurnalizarea modificărilor și accesul controlat al administratorilor.
- Separă documentele comerciale vizibile în contul clientului de documentele fiscale care trebuie arhivate și raportate când este cazul.
- Testează retururile totale, retururile parțiale și comenzile anulate înainte de a activa automatizări la scară largă.
Dacă magazinul funcționează ca marketplace, întrebarea suplimentară este cine are calitatea de vânzător și cine emite documentul pentru fiecare produs sau comandă. Într-o implementare de tip CS-Cart Multi Vendor, această regulă trebuie stabilită explicit pentru a evita documente emise de entitatea greșită sau lipsa legăturii dintre vendor, comandă și factură.
Verificări înainte de automatizare
Automatizarea poate reduce munca repetitivă, dar nu stabilește singură tratamentul contabil corect. Înainte de a conecta o soluție de facturare la magazin, documentează momentul emiterii facturii, regulile de numerotare, situațiile de retur, drepturile de acces și modul de păstrare a documentelor. Verifică și dacă fluxul poate gestiona date structurate, transmiterea, validarea și păstrarea mesajelor relevante atunci când sunt aplicabile cerințe privind RO e-Factura.
O platformă precum CS-Cart Store Builder poate susține organizarea fluxului operațional al magazinului, însă configurația documentară trebuie construită în jurul procedurilor reale ale companiei. Pentru cazuri cu TVA, avansuri, facturare B2B sau B2C, operațiuni transfrontaliere, marketplace ori corecții recurente, validarea cu contabilul rămâne necesară.
Regula practică este simplă: anulează operațional o comandă care nu a fost facturată; corectează documentar o factură care există deja; nu considera proforma o factură fiscală doar pentru că include un total de plată. Această separare reduce erorile, facturile duplicate și confuziile la retururi.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre proformă și factura fiscală într-o comandă online?
Proforma este, de regulă, un document comercial folosit pentru informare sau solicitarea plății. Factura fiscală documentează operațiunea facturată și trebuie gestionată conform cerințelor aplicabile.
Se emite storno dacă clientul anulează comanda înainte de facturare?
Dacă nu a fost emisă o factură fiscală, nu există o factură de corectat prin storno. De regulă, se actualizează statusul comenzii și se tratează separat eventuala plată sau proformă transmisă.
Este suficient să șterg factura din CS-Cart după anularea comenzii?
Nu. Ștergerea unui document sau marcarea comenzii ca anulată nu reprezintă automat o corecție contabilă validă. O factură emisă trebuie analizată în raport cu procedura documentară aplicabilă.
Cine emite factura într-un marketplace CS-Cart MultiVendor?
Trebuie stabilit clar cine este vânzătorul pentru fiecare produs sau comandă și, implicit, cine emite documentul. Regula trebuie reflectată în configurația marketplace-ului și în fluxul contabil.
Cauți Facturare & Documente potrivite pentru nevoile tale?
